В РФ с две тысячи пятнадцатого года учреждено новое обязательство для гостиниц и объектов туристической сферы. Сегодня сведения о всех постояльцах (независимо от гражданства) гостиница посылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение этого обязательства грозит достаточно значительным взысканием - до 300 тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам имеет право выбирать метод передачи данных. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Однако в условиях инновационного информационного оснащения всех предприятий трудно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет какой будет оформляться вручную. К тому же, необходимо иметь в виду, что данные должны быть актуальными, то есть для гарантирования своевременной сдачи отчетов о постояльцах гостиница вынуждена будет использовать курьера для доставки документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, почти все гостиницы вынесли решение осуществлять электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было подготовлено несколько специальных программных продуктов.
В большинстве случаев руководящая структура гостиницы уже работает со специальными программами, предоставляющими возможности автоматизировать процесс оформления и учета жильцов. Удобный интерфейс дает возможность уменьшить время на поселение во много раз. Личный состав гостиницы обучен работе с такими программами и уже адаптировался в реалии it технологий. Между тем изучение нового программного продукта множественным персоналом - довольно сложная процедура. Производители специальной программы для отправки сведений о постояльцах контур фмс Симферополь предлагают отличное решение. Оператору не требуется вводить данные через отдельное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нерациональным. Отчетность формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже есть на вооружении руководителей гостиницы. Данный процесс производится очень быстро под управлением ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет мощнейшие серверы, которые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей РФ. Наряду с этим хозяйственный субъект, направивший данные фмс имеет непрерывный доступ к данным, касающимся их постояльцев. Кроме того у гостиниц теперь имеется возможность отслеживания данных о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
